仕事の効率を上げるコツは予測力!忙しくても成果が出る方法

予測力を鍛えることが、仕事の効率を上げるコツであると言われています。

この仕事は何から手を付けたら良いのか、終わらせないとどういうことになるのか、どれくらいで終わらせそうかなど、先のことを考えて行うと、タスクをスムーズにこなせるのです。

ただ、予測をして仕事をすれば良いと言葉では簡単に言えますが、頭が混乱していたり切羽詰まっている状況などでは、予測できないこともありますよね。

そんな時に必要なことが、頭の中のモヤモヤを一度リセットすること。

そのためには、混乱している原因を紙に書き出したり、タスクを分類したりすると良いのです。

そこで今回は、仕事の効率を上げるコツである予測力と、予測力を飛躍させる方法を中心にお伝えします。

目次

仕事に必要な予測力とは

予測力とは

サクサク仕事を終わらせる人は、予測力が高い人です。

少し未来のことを考える、つまり先読みする力が強いので、素早く行動に移すことができます。

最も効率よく仕事をするためには、未来が良くなるような行動をすることがベストだと言われています。

未来を予測して行動することが、仕事をする上では重要になるということですよね。

それが、仕事を効率よく行うコツなのです。

しかし、予測力はそう簡単に身に付くものではありません。

仕事の内容が全く分からなければ、予測を立てることは難しいですし、頭の中が整理されていないと、予測することは困難です。

仕事の内容は、徐々に覚えて慣れていくことが必要です。

でも、頭の中を整理することは、いつでもできます。

予測力を上げるために、頭の中を整理することも、仕事の効率を上げるコツと言えるでしょう。

仕事の効率を上げる5つのコツ

仕事の効率を上げる5つのコツ

頭の中のモヤモヤをリセットする

いきなり予測力を鍛えるのではなく、まずは、頭の中を整理する必要があります。

では、頭の中を整理するためにはどうすれば良いかというと、やらないといけないもの、やろうと思っているけど手が付けられていないものなど、思いつくものを全て書き出すのです。

この方法を、GTD(Get Things Done)と言います。

具体的な方法は、後ほどお話しします。

タスクを洗い出す

頭の中を整理したら、タスクを洗い出します。

これは、今やるべきことを書き出す作業です。

先ほどのGTDとは違い、Todoリストなどを作成して仕事を行うことで、仕事の効率化を図るものです。

ちなみに、よく本などで見かける、タスクを4つに分類する方法は、あまりやっても効果がないという研究結果もあります。

やっても効果がないことが多いタスク分け
  1. 重要で緊急なタスク
  2. 重要だけど緊急ではないタスク
  3. 重要ではないけど緊急なタスク
  4. 重要ではないし緊急でもないタスク

この4つに分類すると仕事が捗る場合は、行っても良いですが、どれが重要で緊急なのか分からず、分けようとすると返って混乱する場合は、やる必要はありません。

ひとまず、タスクを洗い出すことが仕事の効率を図るコツなのです。

小動物の写真をデスクに置く

小動物の写真をデスクに置く

「いきなり関係なさそうな話が出てきた。」とあなたは思うかもしれませんが、実は、小動物の写真をデスクに飾ることが、仕事の効率を良くするコツでもあります。

広島大学では、子猫などの小動物をデスクに飾ると、仕事や勉強の生産性が33%アップするという論文を発表しています。

弱い存在を身近に感じることで、「自分が頑張らないといけない」という気持ちが自ずと芽生えるというもの。

広島大学の実験では、小動物の写真でしたが、もしかするとあなたのお子さんなどの写真でも効果があるかもしれませんよね。

ぜひ、試してみてください。

習慣化と自動化を活用する

私たち人間は、毎日8割は同じことをやって生きている生き物です。

たとえ仕事の内容は違っていたとしても、取る行動や仕草などは決まっています。

別の言い方をすると、ルーティンです。

例えば、集中する前にブラックコーヒーを飲む、1時間ほど仕事したら10分軽く体をほぐしてまたタスクに取り組む、寝る前に瞑想するなどは、全て習慣なのです。

「これをやると調子が出る」というものを自分なりに見つけ、習慣化することも、仕事の効率を図るコツと言えます。

また、わざわざ毎回考えなくても、自動化できるものは自動化するべきです。

例えばメール。一通ずつお客さんにメールを送っていては、猫の手がいくらあっても足りません。

そこで、自動返信機能を利用したり、システムを組んで毎日決まった時間に発信したりするなど、自動化することも、仕事の効率を良くするコツなのです。

予測力を鍛える

仕事の効率を上げる5つ目のコツは、何度も申し上げている予測力を鍛えることです。

この仕事をやらないとどんな結末を迎えてしまうのか、実行するためにはまず何から手を付けるべきなのかなどを考えることが先読みになり、仕事の効率化を図ることができます。

では、その予測力はどのようにして鍛えることができるのか、については後ほどお話しします。

頭のモヤモヤをリセットする方法

頭のモヤモヤをリセットするには

先ほど少し触れた、GDT(Get Things Done)についてお話しします。

これは、気になっていること、やらないといけないことなどを全て書き出す作業です。

そして、その中で気になっているけどやらなくてもいいことは、思い切って放棄します。

このようにして、頭の中を整理させていくのです。

気になっていることは、細かなことまで全て書き出す必要があります。

気になっていることの例
  • 捨てていないバスタオルがある
  • 売ろうか捨てようか迷っている服がクローゼットに放置したまま
  • 育てていたカイワレ大根の芽が腐りかけている
  • パワーポイントの資料を作成しないといけない
  • 知りたいことが書かれている本を探しに書店へ行こうと思っている

など、頭の中のにあるものを細かいことまで全て書き出す。

この作業は、3時間以上かけて行うと良いです。

たいていの場合、1時間もしないうちに、書くことがなくなってくるように感じますが、そこからが勝負。

数時間、自分の頭の中と格闘しているうちに、本当にモヤモヤしていることが出てくるのです。

これを行うと、かなり頭の中がスッキリします。

家の大掃除をして、ごみを外へドバっと出した時の爽快感に似ています。

ちなみにこの作業は、頻繁に行う必要はありません。

このGTDを提唱しているのは、レビッターレン氏ですが、彼が言うには、一生に1回行う程度で良いそうです。

しかし、私たちは、頻繁にテンパったり何か気になったりすることがありますよね。

なので、一生に一度と言わず、1年に1回くらい行っても良いと思いますし、何かモヤモヤを感じたら、そのモヤモヤが何なのか原因を書くくらいは行うことをお勧めします。

予測力を鍛える方法

予測力を鍛える方法

やるべきことを1日3回書く

やるべきことを1日に、朝昼夕と3回くらいに分けて書くと良いです。

しかも、1回につき、やることは3つ程度まで。

なぜ3の数字にこだわるかというと、私たちの脳のワーキングメモリ(短期記憶)に関係しています。

私たちは、一度に覚えられる数は、平均が3つ、多くても5つまでと言われています。

もしその量を超えてしまうと、頭に負荷がかかり過ぎて混乱してしまうのです。

そのため、朝にやるべきことを3つ、昼に3つ、夕方にも3つなどと分けてタスクに取り組むことが、仕事の効率を上げるコツなのです。

アクションゲームをやる

意外かもしれませんが、アクションゲームをやると予測力が上がるという研究結果があります。

2014年にアメリカのプリンストン大学が行った実験で、アクションゲームをした被験者とシミュレーションゲームをした被験者を比べたところ、アクションゲームの被験者の方が知覚学習テストの成績が良かったという結果になりました。

プリンストン大学の実験の概要

普段はゲームをやらない男女20人に協力してもらい、次のグループに分けて調査した。

  1. アクションゲームをやるグループ
  2. シミュレーションゲームをやるグループ

ゲームは、9週間行ってもらい、総プレイ時間は約50時間。

9週間経った時に、知覚学習テストを行ったところ、①の方が成績が良かった。

また、ゲームをやらなくなった1年後に再度テストをしたところ、①のグループの成績が高かったままだった。

ただ、ゲームは依存性があるため、ゲームにのめりこまないことが重要です。

球技を行う

球技をする

予測力は、球技で鍛えることができます。

球技は、ボールの動きや相手の動きを予測することになります。

特にボールの位置を把握することは、空間把握力が必要になります。

今、ボールはどの位置にあって、次にどこへ向かうのかなど、先読みが必要になり、これが予測力を鍛えることになるのです。

「陸上や水泳などの競技はダメですか。」と思うかもしれませんが、それらは予測よりも目標が主になる競技のため、あまり予測力を鍛えることはできないでしょう。

まとめ

仕事の効率を良くコツは、予測力を鍛えることですが、その予測力は、頭が整理されていない状態では、本領が発揮されません。

そのため、まずはGTDで頭の中をスッキリさせると良いのです。

しかし、GTDを行うためには、時間がかかりますし、集中力も必要とするため、毎日行えるようなものではありませんよね。

なので、1年あるいは数年に1回程度行うのが良いでしょう。

また、何かモヤモヤし出したら、そのモヤモヤの原因は何か、紙に書き出してみることも、仕事の効率化につながります。

もしかすると、やらないといけないのに忘れていることもあるかもしれませんよ。

そのように、何か引っかかることがあったら、一度紙に書き出して認識することが大切です。

仕事の効率を上げるコツを5つお伝えしましたが、その中でもすぐに実行できる「小動物の写真をデスクに飾る」ことをしてみてはいかがでしょうか。

また、タスクを書き出すということも、毎回できることですよね。

予測力を鍛えることも大事ですが、すぐに実行できて即効性を狙えるものから取りかかることも、仕事の効率を上げるコツと言えます。

以前、【家での勉強が楽々集中!効率2.5倍UPの環境構築法】でお伝えしましたが、「机の上に鏡を置く」ことも、仕事の効率を良くするコツです。

「予測力を鍛える」というと、どうしても面倒くささを感じてしまいますが、小動物の写真や鏡をデスクに置くことは手軽にできますし、タスクを書き出すことは毎日できることですよね。

まずは、あなたがすぐにできることから、始めてみてください。

仕事の効率を上げるコツは予測力!忙しくても成果が出る方法 まとめ

仕事に必要な予測力とは

  • 未来が良くなるような行動を取ること

仕事の効率を上げる5つのコツ

  • 頭の中のモヤモヤをリセットする
  • タスクを洗い出す
  • 小動物の写真をデスクに置く
  • 習慣化と自動化を活用する
  • 予測力を鍛える

頭のモヤモヤをリセットする方法

  • 1年あるいは数年に1度、GDT(Get Things Done)を行う

予測力を鍛える方法

  • やるべきことを1日3回書く
  • アクションゲームをやる
  • 球技を行う
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